Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln für jeden Lebensmittelhersteller (Leitfaden 2026)

Die meisten europäischen Lebensmittelhersteller wickeln ihre Rückverfolgbarkeit nach wie vor über Papier, Tabellenkalkulationen und isolierte Systeme ab. Das Problem liegt nicht in der Transparenz im Normalbetrieb. Das Problem tritt erst bei einem Audit durch den Einzelhandel, bei einem Qualitätsvorfall oder bei einem Rückruf zutage, wenn ein Kunde fragt, woher ein Produkt stammt, auf welcher Produktionslinie es hergestellt wurde und welche Chargen betroffen sind. In diesem Moment ist die Rückverfolgbarkeit nicht mehr nur eine Frage der Einhaltung von Vorschriften, sondern wird zu einer operativen Bewährungsprobe.

In ganz Europa wird es immer schwieriger, diese Anforderungen zu erfüllen. Vorschriften wie die FSMA-Regel 204 und strengere Anforderungen an den Einzelhandel zwingen die Hersteller dazu, in immer komplexeren Betriebsabläufen schnellere und zuverlässigere Aufzeichnungen zu erstellen. Gleichzeitig ist die Lebensmittelproduktion selbst schwieriger zu bewältigen geworden: mehr Artikel, kürzere Haltbarkeitsfristen, Abläufe über mehrere Standorte hinweg, Produkte mit variablem Gewicht sowie wachsender Druck auf Arbeitskräfte und Margen.

Dieser Leitfaden erläutert, wie moderne Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln im Jahr 2026 aussieht, welche Anforderungen die aktuellen Vorschriften stellen, wie sich speziell für die Lebensmittelbranche entwickelte Plattformen von Altsystemen unterscheiden und wie drei europäische Hersteller innerhalb von vier Monaten oder weniger messbare betriebliche Verbesserungen erzielt haben.

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Was ist eine Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln (und warum es keine Einheitslösung gibt)?

Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln verfolgt und erfasst jede Bewegung von Lebensmitteln entlang der gesamten Lieferkette, von der Anlieferung der Rohstoffe bis zum endgültigen Versand. Sie erfasst Daten auf Chargenebene bei jedem Verarbeitungsschritt, sodass jedes Produkt sowohl rückwärts (Herkunft der Zutaten) als auch vorwärts (Verbleib der Fertigprodukte) zurückverfolgt werden kann.

Das ist die Lehrbuchdefinition. Das ist auch der Grund, warum die meisten Softwareprogramme in der Praxis im Lebensmittelbereich versagen.

Ein Rückverfolgungssystem, das für die allgemeine Fertigung konzipiert ist, geht von Chargen identischer Einheiten, festen Rezepturen und vorhersehbaren Abläufen aus. Die Lebensmittelproduktion widerspricht all diesen Annahmen. Eine Geflügelschlachtlinie erzeugt aus einem einzigen Ausgangsstoff Dutzende von Nebenprodukten. Ein Molkereiwerk muss bei jeder Verpackung das tatsächliche Gewicht berücksichtigen. Ein Hersteller von frisch geschnittenen Produkten hat täglich mehr als 1.000 Artikel im Umschlag, wobei die Haltbarkeit in Tagen und nicht in Wochen gemessen wird.

Zwei Begriffe sind von Bedeutung:

• Rückverfolgung (Rückverfolgbarkeit): Nachverfolgung der Herkunft jeder Zutat oder jedes Rohstoffs, einschließlich Lieferant, Charge, Zertifizierungen und Behandlung.
• Rückverfolgung in Richtung Endverbraucher (Vorwärtsrückverfolgbarkeit): Nachverfolgung des Weges jedes einzelnen Endprodukts, einschließlich Kunde, Transportweg, Charge, Verfallsdatum und Haltbarkeitsdauer.

Leistungsstarke Plattformen erledigen beides automatisch, ohne dass ein manueller Abgleich zwischen den Systemen erforderlich ist. Schwache Systeme meistern das eine gut, überlassen das andere jedoch Tabellenkalkulationen.

Die eigentliche Herausforderung besteht nicht darin, ob eine Software einen Rückverfolgbarkeitsbericht erstellen kann. Es geht vielmehr darum, ob der Bericht korrekt ist, ob er die gesamte Produktkette vom Ursprung bis zum Versand abdeckt und ob er innerhalb von Minuten und nicht erst nach Tagen erstellt wird.

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Das regulatorische Umfeld: FSMA, BRC, IFS, GFSI

Moderne Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln entsteht nicht aus dem Nichts. Sie existiert, weil Aufsichtsbehörden, Einkäufer im Einzelhandel und Zertifizierungsstellen eine Rückverfolgbarkeit verlangen, die papierbasierte Prozesse unter dem Druck von Audits nicht gewährleisten können.

Vier Rahmenbedingungen bestimmen, was gute Software leisten muss:

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FSMA-Regel 204 (Vereinigte Staaten)

Die FDA-Vorschrift zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln verpflichtet Hersteller, die mit Lebensmitteln aus der „Food Traceability List“ (FTL) umgehen – darunter Blattgemüse, Weichkäse, frisch geschnittenes Obst und Gemüse, Eier in der Schale, verzehrfertige Feinkostsalate, bestimmte Meeresfrüchte und andere –, bei jedem kritischen Rückverfolgungsereignis (CTE) Schlüsseldatenelemente (KDEs) zu erfassen. Die Vorschrift legt eine konkrete Messlatte fest: Im Falle eines Ausbruchs oder einer Kontamination müssen Hersteller innerhalb von 24 Stunden sortierbare elektronische Aufzeichnungen vorlegen.

Der ursprüngliche Stichtag für die Einhaltung der Vorschriften im Januar 2026 wurde auf Juli 2028 verschoben, doch die Bereitschaft zur Umsetzung ist nun eine Anforderung an Einzelhandelskäufer und keine zukünftige Frist mehr.

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BRC Global Standards und IFS Food

Zertifizierungen für den Einzelhandel. BRCGS ist der führende Standard für Einzelhändler im Vereinigten Königreich und in der EU; IFS Food ist in Kontinentaleuropa weit verbreitet und für viele Lieferanten von Eigenmarken verpflichtend. Beide Zertifizierungen erfordern eine nachweisbare Rückverfolgbarkeit mit simulierten Rückrufübungen, Lieferantenqualifizierung und digitalen Aufzeichnungen, die einer Prüfung durch unabhängige Stellen standhalten.

Das Erreichen und Aufrechterhalten einer der beiden Zertifizierungen mittels papierbasierter Rückverfolgbarkeit wird zunehmend unpraktikabel. Die meisten zertifizierten Hersteller sind aus einem Grund auf digitale Systeme umgestiegen: Die alle 12 Monate stattfindenden Zertifizierungsverlängerungszyklen sind nicht verhandelbar.

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GS1-Standards (das technische Rückgrat)

GS1-Standards, zu denen GTIN, GLN, SSCC und Anwendungsidentifikatoren gehören, sind die globale Sprache der Identifizierung in der Lieferkette. Ein modernes System zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln spricht GS1 von Haus aus: Jede Charge, jede Lieferung und jede Verpackung trägt eine Kennung, die jeder Partner in der Lieferkette ohne Übersetzung entschlüsseln kann. Die Integration mit GS1 macht den Unterschied zwischen einem System, das nur innerhalb Ihres Werks funktioniert, und einem System, das bei jedem Einzelhändler, Distributor und Prüfer funktioniert, mit dem Sie zusammenarbeiten.

Software, die diese vier Frameworks nicht gemeinsam unterstützt, ist keine Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln. Es handelt sich vielmehr um eine allgemeine Bestandsverfolgung mit einem Marketing-Etikett.

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Was moderne Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln tatsächlich leistet

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1. Lückenlose Rückverfolgbarkeit: vom lebenden Tier oder Rohstoff bis zum Versand

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Eine leistungsfähige Plattform verfolgt jeden Verarbeitungsschritt in einer durchgängigen Kette. Bei Geflügelverarbeitern beginnt dies mit der Annahme der lebenden Tiere, setzt sich über Schlachtung, Zerlegung, Entbeinung und Verpackung fort und endet beim Versand mit einer lückenlosen Rückverfolgungshistorie für jedes einzelne Kilogramm. Bei Milchprodukten oder frisch geschnittenen Erzeugnissen beginnt der Prozess mit dem Wareneingang vom Lieferanten und folgt derselben Logik durch die Verarbeitung, Verpackung und den Versand. Die gleiche Logik, angewandt auf die Verarbeitung von rotem Fleisch, macht die Rückverfolgbarkeit von Fleisch zu einer durchgängigen Kette statt zu einer Reihe von unzusammenhängenden Datensätzen.

Der Test: Kann Ihr System mit einem einzigen Klick die Frage „Woher stammt diese Charge und wohin ist sie gegangen?“ beantworten, oder ist dafür eine Besprechung erforderlich?

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„Mit BRAINR können wir Informationen von anderer Software, die den gesamten Tierhaltungsprozess verwaltet, empfangen und auf den Barcode auf der Verpackung übertragen, sodass ein Verbraucher im Supermarkt diesen Code scannen und erfahren kann, wo das Huhn aufgezogen wurde und wann das Verfallsdatum ist.“
Paulo Gaspar, CEO von BRAINR (ursprünglich auf Portugiesisch, Interview mit dem Jornal de Leiria)

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2. Standortübergreifende Lose-Synchronisierung

Hersteller mit nur einem Werk lösen das Problem der Rückverfolgbarkeit mit einer einzigen Datenbank. Unternehmen mit mehreren Standorten haben diesen Luxus nicht. Wenn eine Charge zur Weiterverarbeitung von einem Werk zum anderen transportiert wird oder wenn ein einzelner Kundenauftrag aus Lagerbeständen an drei Standorten bedient wird, müssen die Chargencodes überall dieselbe Bedeutung haben.

Genau hier scheitern die meisten Altsysteme. Die standortübergreifende Synchronisation erfordert eine einzige verlässliche Datenquelle – und nicht drei Datenbanken, die über Nacht abgeglichen werden müssen. Moderne cloudnative Plattformen lösen dieses Problem von Grund auf. On-Premise-Systeme haben Mühe, mit den Anforderungen an die standortübergreifende Koordination Schritt zu halten.

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3. Erfassung von variablem Gewicht und Fanggewicht

In der Fleisch-, Geflügel-, Milch- und Fischbranche überwiegen Produkte mit variablem Gewicht. Ein ganzes Hähnchen von 2,4 kg und eines von 2,6 kg sind zwar dieselbe Artikelnummer, stellen jedoch unterschiedliche Bestandspositionen dar. Das Catch-Weight-Management, also die Erfassung des tatsächlichen Gewichts zum Zeitpunkt der Produktion, Preisgestaltung und Rechnungsstellung, ist in diesen Kategorien unverzichtbar.

Software, die das „Catch Weight“-Verfahren nicht nativ unterstützt, zwingt Hersteller dazu, parallele Tabellen für die tatsächlichen Gewichte zu führen, was gleichzeitig die Rückverfolgbarkeit und die Bestandsgenauigkeit beeinträchtigt.

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4. Mobile Fertigungssteuerung in Echtzeit

Rückverfolgbarkeitsdaten müssen am Einsatzort von der ausführenden Person in Echtzeit erfasst werden. Werden die Daten an der Produktionslinie zunächst in ein Notizbuch eingetragen und erst am Ende der Schicht in ein System übertragen, hat dies zwei Folgen: Es kommt zu Fehlerhäufungen, und die Daten stehen den Entscheidungsträgern nicht in Echtzeit zur Verfügung.

Moderne Plattformen laufen auf mobilen Geräten in der Fertigung, darunter Android-Tablets und robuste Handscanner. Dabei werden durchweg hohe Akzeptanzraten erzielt, wenn die Benutzeroberfläche auf die Bediener und nicht auf Büroangestellte zugeschnitten ist. Die Bediener scannen Chargen, bestätigen den Verbrauch, erfassen Verluste und führen Qualitätsprüfungen im selben Arbeitsablauf wie die eigentliche Produktionsaufgabe durch.

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5. Ertrags-, Abfall- und Überproduktionskontrolle

Rückverfolgbarkeitsdaten dienen nicht nur der Verteidigung bei Audits. Sie bilden die Grundlage für die Messung und Verbesserung der betrieblichen Leistung. Jeder Schritt des Verarbeitungsprozesses liefert Ertragsdaten: Wie viel Input wurde eingesetzt, wie viel Output kam dabei heraus, wie viel ging verloren oder musste nachbearbeitet werden?

In der Lebensmittelproduktion, insbesondere in der Fleischverarbeitung, ist die Ausbeute der wichtigste Faktor für die Rentabilität. Eine Plattform, die Ausbeutedaten automatisch erfasst, ohne dass die Mitarbeiter ihre Arbeit unterbrechen müssen, um Formulare auszufüllen, verwandelt Rückverfolgbarkeit in betriebliche Intelligenz.

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„Unbekannte Ertragsverluste sind meiner Meinung nach die größte Verschwendung in der europäischen Lebensmittelindustrie. Die meisten Unternehmen arbeiten nach wie vor mit Excel und Papier als Betriebssystem. Was wir nicht messen können, können wir auch nicht optimieren.“
Paulo Gaspar, CEO BRAINR (Webinar April 2026)

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6. Qualität durch sorgfältige Ausführung

Qualitätsaufzeichnungen sind Teil der Rückverfolgbarkeit und kein paralleles System. HACCP-kritische Kontrollpunkte, Qualitätskontrollen während des Produktionsprozesses, Allergenüberprüfungen und Aufzeichnungen über Korrekturmaßnahmen sind alle mit denselben Chargendaten verknüpft, die die Rückverfolgbarkeit gewährleisten. Ein Programm zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln, das Audits standhält, ist ein Programm, bei dem Qualität und Rückverfolgbarkeit auf derselben Datenbasis beruhen. Im Falle eines Rückrufs ist die Qualitätshistorie dieser Charge bereits hinterlegt und muss nicht erst aus einer separaten Qualitätsdatenbank abgerufen werden.

Hier unterscheiden sich auditfähige Betriebe von reaktiven Betrieben. Auditfähige Hersteller können innerhalb weniger Minuten jede an jeder Charge durchgeführte Prüfung mit Zeitstempeln und Mitarbeiter-IDs nachweisen. Reaktive Betriebe benötigen Tage, um dieselben Nachweise aus unzusammenhängenden Quellen zusammenzustellen.

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7. Grad der ERP-Integration

Moderne Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln ersetzt das ERP-System nicht. Sie ergänzt es. Das ERP-System verwaltet Bestellungen, Finanzen und Stammdaten. Die Rückverfolgbarkeitsplattform verwaltet die Ausführung, Echtzeitdaten und die betrieblichen Abläufe. Beide müssen miteinander verbunden sein. Das Problem ist, dass die meisten älteren Implementierungen sie über nächtliche Batch-Jobs verbinden, was technisch gesehen so ist, als würde man Dateien über eine Mauer werfen.

Leistungsstarke Plattformen lassen sich in Echtzeit in ERP-Systeme integrieren: Fertigungsaufträge werden vom ERP-System an die Plattform übermittelt, Ausführungsdaten werden zurückgesendet, der finanzielle Abgleich erfolgt automatisch, und es gibt keinen Zeitpunkt, an dem die beiden Systeme unterschiedliche Bestandsdaten anzeigen.

Konkret bedeutet dies eine Integration über Echtzeit-REST-APIs und native Konnektoren mit den wichtigsten ERP-Systemen wie SAP, Microsoft Dynamics und Sage. GS1-Standards (GTIN, GLN, SSCC) bieten eine systemübergreifende gemeinsame Identifikationssprache, sodass Chargencodes ohne manuelle Übersetzung durch die Lieferkette fließen und jeder Partner, der GS1-Daten liest, auch die von der Plattform erzeugten Daten lesen kann.

Möchten Sie sehen, wie diese Funktionen auf einer einzigen Plattform zusammenwirken? Entdecken Sie das BRAINR-Modul „Traceability“

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Vom Schlachthof direkt in kleine Frischeportionen: 3 echte Anpassungen

Fähigkeiten sind nur dann von Bedeutung, wenn sie zu operativen Veränderungen führen. Effektive Lösungen zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln passen sich den betrieblichen Abläufen an – nicht umgekehrt. Drei europäische Lebensmittelhersteller, deren Betriebsabläufe sich grundlegend voneinander unterscheiden, zeigen, wie dieselbe Plattform mit den jeweiligen Anforderungen umgeht.

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Avisabor (Estarreja, Portugal): Skalierung der Schlachtung auf 4,75-fache Kapazität

Avisabor ist einer der größten Geflügelschlachthöfe Portugals und beliefert große Einzelhandelsketten in ganz Portugal und Spanien. Der Betrieb kombiniert vollautomatisierte Linien, die ohne menschliches Eingreifen laufen, mit traditionellen Linien, die stark auf manuelle Arbeit angewiesen sind – eine Komplexität, an der die meisten Standardplattformen scheitern.

Vor der Digitalisierung stützte sich Avisabor auf Papierunterlagen, zahlreiche Excel-Tabellen und mehrere veraltete Softwaresysteme, die nicht miteinander kommunizierten. Die Maschinen waren praktisch nicht in die Verwaltungssoftware integriert. Bei einem Durchsatz von 40.000 Vögeln pro Tag stieß der Betrieb bereits an die Grenzen dessen, was manuell koordiniert werden konnte.

Die Implementierung dauerte vier Monate, von Ende 2020 bis Anfang 2021, und wurde von zwei Implementierungsspezialisten durchgeführt. Die Module wurden nacheinander eingeführt: Eingang, Empfang, Schlachtung, Planung, Produktion (Schlachtung, Entbeinen, Zurichten, Schneiden, Weiterverarbeitung, Verpackung), Versand, Lager, Qualität. Die Integration der Marel-Schlachtlinie erfolgte im Rahmen der Einführung.

Fünf Jahre später verarbeitet Avisabor auf derselben digitalen Grundlage täglich 190.000 Vögel – das 4,75-Fache des ursprünglichen Volumens. Die Zahlen hinter dieser Größenordnung: 35 Produktionslinien, 5.200 Chargen pro Monat, 5.000 Qualitätskontrollen pro Monat, 2,6 Millionen Etiketten pro Monat, 183 aktive Kunden, über 350 Artikel. Die durchschnittliche Lagerdauer sank um 50 %, vor allem weil eine bessere Produktionsplanung in Verbindung mit einer Echtzeit-Bestandsübersicht den Lagerpuffer überflüssig machte, den der alte papierbasierte Prozess erforderte.

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Lusiaves-Gruppe (Unternehmen mit mehreren Standorten, Portugal): über 65 % der nationalen Geflügelproduktion

Die Lusiaves Group ist einer der größten Geflügelverarbeiter Europas und von der Landwirtschaft bis zum Vertrieb vollständig vertikal integriert. Der Konzern verarbeitet jährlich über 150 Millionen Tiere an mehreren Produktionsstandorten, wobei der Maisanbau und die Futtermittelherstellung Teil desselben Betriebs sind. Der Jahresumsatz liegt bei über 1 Milliarde Euro. Die Herausforderung bei diesem Projekt besteht nicht nur in der Datenerfassung, sondern in der Rückverfolgbarkeit des Geflügels, die über mehrere Standorte hinweg in Echtzeit synchronisiert wird.

Das Flaggschiffwerk in Marinha das Ondas verarbeitet täglich 150.000 Vögel in über 1.000 Artikelnummern, einschließlich Halal-Produktion. Bis September 2025 arbeiteten die Teams im Werk mit unvollständigen Informationen, die über mehrere Softwaresysteme verteilt waren und teilweise auch in Papierform vorlagen. Die Entscheidungen der verschiedenen Teams waren nicht vollständig aufeinander abgestimmt, da jedes Team eine andere Version der Daten vorfand.

Durch die Integration mit BRAINR werden landwirtschaftliche Betriebe direkt mit den Betriebsabläufen in der Fabrik vernetzt. Informationen aus den Betrieben werden automatisch übertragen (Mengen, Standorte, Durchschnittsgewichte, Rassen), und im Zuge der Schlachtprozesse fließen Leistungsdaten zurück: Istgewichte, Ausschuss, Todesfälle, Ursachen – alles nach Herde und nach LKW. Das Ergebnis ist ein geschlossenes System, das den manuellen Abgleich überflüssig macht, der zuvor zu Fehlern geführt hatte.

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„Wir haben einen deutlichen Wandel von Widerstand hin zu Eigenverantwortung und Engagement beobachtet. Viele der Verbesserungen gehen direkt auf die Nutzer selbst zurück.“
Diogo Ferreira, Geschäftsführer, Lusiaves Marinha das Ondas (Webinar April 2026)

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Campoaves Viseu: Kleine Losgrößen bei großer Produktvielfalt, IFS-Zertifizierung in vier Monaten

Campoaves Viseu ist ein ganz anderes Fall. Der Betrieb verfügt über keinen eigenen Schlachthof, was bedeutet, dass die Produktion ausschließlich auf frischen Rohstoffen mit sehr kurzer Haltbarkeit basiert. Jeder Produktionstag beginnt mit dem Wareneingang, für den nur ein enges Zeitfenster zur Verfügung steht. Verpasst man dieses, entstehen sofort Kosten.

Die Komplexität liegt nicht im Umfang, sondern in der Zusammensetzung: viele Artikel, viele kleine tägliche Produktionsaufträge, wobei sich die Planung ständig anpassen muss. Vor der Digitalisierung stützte sich das Werk auf mündliche Kommunikation und Papier. Daten wurden von Hand erfasst und in Excel neu eingegeben, was zu sich verschärfenden Problemen führte. Produkte konnten oft nicht bis zu ihrer Charge zurückverfolgt werden. Falsche Lieferungen erreichten die Kunden, was zusätzlich zu den Ausschusskosten noch Rücksendekosten verursachte. Nichtproduktive Kosten (Reinigungen, Rüstzeiten, Verbrauchsmaterialien) wurden systematisch zu niedrig erfasst, was das gesamte Kostenbild verzerrte.

Da die IFS-Zertifizierung ihr Ziel war, hätten papierbasierte Prozesse sie nicht ans Ziel gebracht.

Die Implementierung dauerte vier Monate (März bis Juni 2023) und wurde von zwei Spezialisten durchgeführt. Die Module wurden nacheinander eingeführt: Vorhalle, Empfang, Planung, Produktion (Zerlegen, Entbeinen, Zerteilen, Schneiden, Verpacken), Versand, Lager, Qualität. Das Schlachtmodul kam nicht zum Einsatz. Die Integration in SAP ERP war Teil der Einführung.

Ergebnisse: 21 Produktionslinien digitalisiert, über 80 Anwender geschult, über 40 Geräte vernetzt. IFS-Zertifizierung erreicht – ein Ziel, das mit dem bisherigen papierbasierten Ansatz nicht realisierbar war. Der Zeitaufwand für die Berichterstattung zu Qualität und Rückverfolgbarkeit sank um 95 %. Die manuelle Dateneingabe ging um 92 % zurück. Die betriebliche Effizienz stieg um 21 %. Versandfehler gingen um 94 % zurück. Allein durch die Integration der Etikettierung, bei der die manuelle Dateneingabe in Etikettendrucker durch die automatische Generierung aus Produktionsdaten ersetzt wurde, konnte einer der fehleranfälligsten Schritte im bisherigen Betriebsablauf beseitigt werden.

Drei Betriebe. Drei Profile: Großschlachtung, Unternehmen mit mehreren Standorten, frische Kleinserien. Ein und dieselbe Plattform. Ein und derselbe viermonatige Implementierungszeitraum. Dieses Muster ist kein Zufall. So sieht Software aus, die speziell für die Lebensmittelbranche entwickelt und nicht nur an sie angepasst wurde, wenn sie in der Praxis zum Einsatz kommt.

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Wie lange dauert die Umsetzung?

Bei den Implementierungen von Avisabor, Campoaves Viseu und den ersten Lusiaves-Einführungen ist das Ergebnis einheitlich: vier Monate vom Start bis zur vollständigen Digitalisierung, ohne Produktionsunterbrechungen während der Implementierung.

Der Zeitplan hält sich, weil die Umsetzung so strukturiert ist.

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„Fang klein an und arbeite schrittweise. Wir unterteilen die Fabrik in verschiedene Bereiche und gehen in kleinen Schritten vor. Wir implementieren die Software, aber nicht die ideale Version. Wir fragen uns, was das Minimum ist, damit es funktioniert, und machen dann mit dem nächsten Schritt weiter. Kleine Schritte verringern das Risiko und führen zu wesentlich schnelleren Implementierungen.“
Paulo Gaspar, CEO BRAINR (Webinar April 2026)

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Konkret bedeutet dies, dass die Fabrik in operative Bereiche unterteilt ist (Pförtnerhaus, Empfang, ggf. Schlachtung, Produktion, Versand, Lager, Qualitätssicherung) und jeder Bereich nacheinander auf das System umgestellt wird. Die Mitarbeiter nutzen das System zunächst in einer bewusst vereinfachten Version; Verbesserungen ergeben sich dann aus ihrem Feedback, sobald sie sich mit dem System vertraut gemacht haben.

Dies steht in krassem Gegensatz zum herkömmlichen MES-Implementierungsmodell, bei dem Projekte 12 bis 18 Monate dauern, um vor der Inbetriebnahme einen perfekten Endzustand zu erreichen. Der herkömmliche Ansatz weist eine höhere Ausfallquote auf und liefert erst nach Abschluss einen Mehrwert. Der iterative Ansatz sorgt bereits wenige Wochen nach Projektbeginn für operative Vorteile.

Dieser Zeitplan setzt voraus, dass sich die operativen Teams und die IT-Teams abstimmen, dass man bereit ist, die Lösung abschnittsweise einzuführen, anstatt auf die vollständige Konfiguration zu warten, und dass das Implementierungsteam vom ersten Tag an an einem festgelegten Umfang arbeitet. Implementierungen, bei denen versucht wird, Prozesse während der Einführung neu zu definieren, oder bei denen es keinen einzigen internen Verantwortlichen gibt, dauern länger.

Zwei Implementierungsspezialisten, vier Monate, keine Betriebsunterbrechung. Bei drei verschiedenen Profilen von Lebensmittelherstellern.

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Häufig gestellte Fragen

Was versteht man unter Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln?

Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln bezeichnet die Praxis, Lebensmittelprodukte und ihre Zutaten in jeder Phase der Lieferkette zu verfolgen – vom Ursprung der Rohstoffe bis zum Endverbraucher. Es handelt sich dabei um eine regulatorische und betriebliche Anforderung, nicht um eine Technologiekategorie. Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln ist eine Anforderung, die Hersteller gemäß Vorschriften wie der FSMA-Regel 204 und der EU-Verordnung 178/2002 erfüllen müssen. Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln ist das digitale Werkzeug, das diese Praxis in großem Maßstab umsetzbar macht und Papierunterlagen, Tabellenkalkulationen und isolierte Systeme durch eine einzige zuverlässige Datenquelle ersetzt, die Chargendaten automatisch erfasst.

Was ist die Vorschrift zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln?

Die FSMA-Vorschrift 204 (offiziell: „FDA-Vorschrift zum Food Safety Modernization Act über Anforderungen an zusätzliche Rückverfolgbarkeitsaufzeichnungen für bestimmte Lebensmittel“) verpflichtet Hersteller, die mit Lebensmitteln aus der „Food Traceability List“ umgehen, bei kritischen Rückverfolgungsereignissen Schlüsseldatenelemente zu erfassen. In der Praxis bedeutet dies, dass bei jedem Verarbeitungs-, Transfer- oder Versandvorgang bestimmte Datenpunkte (Absender, Empfänger, Zeitpunkt, Chargennummern, Standorte) erfasst werden müssen. Die Aufzeichnungen müssen der FDA innerhalb von 24 Stunden nach einer Anfrage in einem sortierbaren elektronischen Format zur Verfügung stehen.

Wie funktioniert die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln?

Die Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln erfasst und verknüpft Daten in jedem Schritt, den ein Produkt in der Lieferkette durchläuft. Beim Wareneingang der Zutaten erfasst das System Lieferant, Charge, Zertifizierungen und Behandlung. In jedem Produktionsschritt werden Inputs, Outputs, Verarbeitungsschritte, eingesetzte Geräte und beteiligte Mitarbeiter erfasst. Beim Versand erfasst es Angaben zu Kunde, Route und Sendung. Die Verknüpfungen zwischen diesen Datensätzen bilden eine Kette, die in beide Richtungen durchlaufen werden kann: rückwärts (was ist in dieses Produkt eingeflossen?) oder vorwärts (wohin ist diese Charge gegangen?).

Was steht auf der Liste der FDA zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln?

Die Liste zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln (Food Traceability List, FTL) umfasst Kategorien, die von der FDA als besonders risikobehaftet für den Ausbruch lebensmittelbedingter Erkrankungen eingestuft werden: Blattgemüse; Melonen; tropische Baumfrüchte; Kräuter (frisch); Paprika (frisch); Sprossen; Tomaten (frisch); Gurken (frisch); Eier in der Schale; Fisch; geräucherter Fisch; Weichtiere (roh); Krebstiere; frisch geschnittene Produkte (verzehrfertig); sowie bestimmte verzehrfertige Lebensmittel, darunter Weichkäse, Feinkostsalate, Nussbutter und andere. Die Einhaltung der FSMA 204 zielt speziell auf diese Kategorien ab, und die vollständige FTL mit aktuellen Aktualisierungen wird auf der Website der FDA geführt.

Wie lange müssen Rückverfolgbarkeitsunterlagen aufbewahrt werden?

Gemäß FSMA-Vorschrift 204 müssen Aufzeichnungen zwei Jahre lang aufbewahrt werden. Auch die EU-Verordnung 178/2002 schreibt für die meisten Lebensmittelkategorien eine Aufbewahrungsfrist von zwei Jahren vor. Bei BRC- und IFS-Audits müssen die Aufzeichnungen in der Regel für die Dauer des aktuellen Zertifizierungszyklus sowie für den vorangegangenen Zertifizierungszeitraum verfügbar sein. Viele Lebensmittelhersteller bewahren Rückverfolgbarkeitsaufzeichnungen aus betrieblichen Gründen länger als vorgeschrieben auf, da moderne cloudbasierte Plattformen eine verlängerte Aufbewahrung praktisch kostenlos ermöglichen.

Ersetzt eine Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln das ERP-System?

Nein. Das ERP-System verwaltet Bestellungen, Finanzen, Buchhaltung und Stammdaten. Die Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln verwaltet die Ausführung, den Echtzeitbetrieb, die Nachverfolgung auf Chargenebene und die Qualitätsaufzeichnungen. Beide Systeme ergänzen sich und müssen integriert werden. Ein gängiges Implementierungsmodell sieht folgendermaßen aus: Das ERP-System legt fest, was geschehen soll (Bestellungen, Pläne), die Rückverfolgbarkeitsplattform erfasst, was tatsächlich geschehen ist (Ausführung, Umwandlungen, Ausnahmen), und die Integration stellt sicher, dass sich beide Systeme in Echtzeit hinsichtlich Bestands- und Finanzdaten abstimmen.

Liegt die FSMA-Regel 204 noch im Zeitplan für 2026?

Die FDA hat vorgeschlagen, die ursprünglich für Januar 2026 vorgesehene Frist für die Einhaltung der Vorschriften auf Juli 2028 zu verlängern. Stand 2026 befindet sich die Verlängerung noch im Status eines Regelungsentwurfs, was bedeutet, dass der ursprüngliche Termin 2026 technisch gesehen so lange gilt, bis die Regelung endgültig verabschiedet ist. In der Praxis gehen die meisten Einkäufer im Einzelhandel und Zertifizierungsstellen jedoch davon aus, dass die Bereitschaft zur Einhaltung der Vorschriften bereits jetzt gegeben sein muss, unabhängig von der behördlichen Frist. Hersteller, die die endgültige Verabschiedung der Fristverlängerung abwarten, bevor sie Rückverfolgbarkeitssoftware implementieren, gehen ein geschäftliches Risiko ein, das das regulatorische Risiko übersteigt.

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Sind Sie bereit zu sehen, wie das in Ihrem Betrieb aussieht?

Moderne Software zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln löst zwar nicht alle betrieblichen Herausforderungen in der Lebensmittelherstellung. Ein System zur Rückverfolgbarkeit von Lebensmitteln, das Chargendaten automatisch und in Echtzeit erfasst, beseitigt jedoch das Grundproblem (das Fehlen verlässlicher Daten), das die ordnungsgemäße Lösung aller anderen Probleme verhindert.

Ganz gleich, ob es sich bei Ihrem Betrieb um eine Großschlachterei, ein Unternehmen mit mehreren Standorten oder einen Betrieb mit kleinen Frischwarenkonsignationen handelt – die richtige Rückverfolgbarkeitssoftware für die Lebensmittelbranche passt sich Ihren tatsächlichen Betriebsabläufen an. Generische Systeme erzwingen das Gegenteil. Sie sind der Grund dafür, dass die meisten Projekte zur digitalen Transformation in der Lebensmittelbranche weniger liefern als versprochen.

Wenn Sie sehen möchten, wie eine auf die Lebensmittelbranche spezialisierte Rückverfolgbarkeitsplattform Ihren spezifischen Betriebsablauf abdeckt – sei es in den Bereichen Schlachtung, Verarbeitung, Frischeverpackung, mehrere Standorte oder ein einzelner Betrieb –, vereinbaren Sie eine Demo mit BRAINR.

30 Minuten. Ich habe mir das Ganze mit jemandem angesehen, der eine Lebensmittelfabrik geleitet hat.